– Anskaffingar er ekstremsport
– Jobben vår er å sjå spøkelse på høglys dag, seier Jannike Fredin og Åshild Fossgard Sandøy, juristar i Skyss. Kontraktsavdelinga i Skyss driv fram innkjøpsprosessar og følger opp anbodskontraktar verdt milliardar av kroner.
Ferje- og kollektivtrafikken i Vestland vert driven av trafikkselskap etter anbodskonkurransar. Skyss har eit omfattande arbeid med å administrere over 30 ulike transportkontraktar – 10 for ferje, 11 for buss og 12 for båt, i tillegg til drosjekontraktar for skuleskyss.
Mange og lange prosessar
Skyss startar å førebu nye kontraktar fleire år før dei gamle løper ut, og kontraktsavdelinga har derfor til ei kvar tid mange anbodsprosessar i kjømda.
– Dei lange tidsperspektiva er noko av det mest utfordrande, seier Åshild Fossgard Sandøy, som saman med Jannike Fredin er prosjektleiar for mange av innkjøpsprosessane i Skyss.
Ein tommelfingerregel for ferje er at førebuinga må starte minst seks år før driftsoppstart. For buss treng ein litt mindre tid, fordi leveringstida for bussar er kortare.
– Verda utviklar seg i eit rivande tempo, men vi må låse føresetnader i kontraktane mange år i forvegen.
Åshild Fossgard Sandøy, jurist i Skyss
– Verda utviklar seg i eit rivande tempo, men vi må låse føresetnader i kontraktane mange år i forvegen. Vi kan oppleve at noko er underdimensjonert når kontrakten startar opp, men dette var det beste vi hadde då vi sette rammene sju år før, forklarer Sandøy.
– Eg har fått stor forståing for andre område i samfunnet. Du høyrer folk le når nye sjukehus eller barneskular er for små allereie ved opninga, men dei har blitt planlagde mange år før. No veit eg kor vanskeleg det er å sjå i glaskula, seier ho.
Stort arbeid på tvers
Kontraktsavdelinga skal leie kvart innkjøpsprosjekt og få inn alle fakta til konkurransegrunnlaget, som rutetider, passasjergrunnlag, korrespondansar, behov for skuleskyss, vurderingar om utslepp, type transportmiddel og så vidare. Bakom ligg omfattande vurderingar, og fleire avdelingar i Skyss jobbar intensivt med å gjere tal, fakta og analysar klare til konkurranseutlysinga.
– Kvar kontrakt har særeigenheiter. Klipp og lim er utelukka.
Åshild Fossgard Sandøy, jurist i Skyss
– Kvar kontrakt har særeigenheiter knytt til geografi, demografi, vegstandard, vêr, farvatn og så vidare. Kontraktsperiodane er dessutan så lange at det alltid er endring frå ein kontrakt til den neste. Klipp og lim er derfor utelukka, seier Sandøy.
Mykje pengar på spel
Kontraktane som Skyss opererer, er verdt milliardar.
– Vi må vite kva krava vil koste. Ei setning om systemkrav kan auke prisen med millionar.
Jannike Fredin, jurist i Skyss
– Vi må vite kva krava våre vil koste. Berre éi setning om systemkrav til bussane kan auke kontraktsprisen med fleire millionar, seier Jannike Fredin.
Samstundes ser Skyss at det økonomiske nettet snører seg saman. Kostnadene i transportsektoren har auka dramatisk dei siste åra, knytt til tilhøve som krig og pandemi. Alt frå drivstoff til produksjon av nye transportmiddel har blitt dyrare, og valutasvingingar speler sterkt inn. Operatørselskapa har fått små marginar, og kommande kontraktar kan bli svært mykje dyrare.
– Om verdien på ein busskontrakt kan auke med 30-40 prosent, vil det gi oss store økonomiske utfordringar, påpeiker Fredin.
Straum aukar risikoen
Overgang til elektrisk drift for ferje, buss og båt har kravd mykje nybrottsarbeid, ikkje minst for å sikre straum til nye ladepunkt på kaier og bussanlegg.
– Utfordringar med tilgang til straum har auka risikoen i kontraktane. Vi må samarbeide med mange nettselskap, noko som ofte er uføreseieleg. Vi treng kanskje å auke førebuingstida enno meir – i tillegg til alle åra vi allereie treng – for å sikre at straumnettet er klart ved oppstart, seier Sandøy. Om fylkeskommunen skal ta meir hand om slik infrastruktur, vil det krevje samhandling på tvers mellom ulike einingar.
Profesjonell paranoia
Det er tre prosjektleiarar i kontraktsavdelinga, og dei jobbar som oftast i tospann.
– Dei juridiske vurderingane er så komplekse, med vanvitige økonomiske konsekvensar, at vi må vere to for å få diskutert alt frå mange sider, forklarer Fredin.
– Jobben vår er å sjå spøkelse på høglys dag. Vi skal utforme kontrakten etter «worst case». Du blir nesten litt paranoid. Vi jobbar som profesjonelle katastrofetenkarar, smiler ho.
Og det er ikkje eingong alltid det verkar.
– Etter problema med båtane i Florøbassenget ser vi endå fleire spøkelse. Vi kunne i prinsippet funne risiko ved kvar einaste setning i alle kontraktar. Men vi kan ikkje lage tiltak for alt. Det aukar prisen, påpeikar Fredin.
Lange kontraktar, korte valperiodar
Fylkestinget har det overordna ansvaret for transportkontraktane og for finansieringa av dei. Politikarane får innkjøpa til vedtak på gitte tidspunkt i prosessen, men dei lange tidsspenna er ei klår utfordring. Tida frå ein innkjøpsprosess startar til kontraktstida er over, kan vere så lang som 22 år. På denne tida har fylkestinget bytt samansetning fem gongar.
– Det er avgjerande at vi klarer å formidle til politikarane kva som er gongen i ein anbodsprosess og konsekvensane av forslaga til vedtak. Når vi legg fram ei sak fem år før kontraktsoppstart, treng vi at vedtaket er bindande og gir oss klare føringar vidare. Eit nytt politisk vedtak seinare i prosessen kan velte store delar av krava i konkurransen, fordi krava er gjensidig avhengige av kvarandre. Byter du ut brikker, så går plutseleg ikkje puslespelet opp, seier Jannike Fredin.
Åshild Fossgard Sandøy peiker på at det ikkje er enkelt å forklare det store biletet i ei politisk sak som helst skal vere under ti sider, i tillegg til at ein kan risikere at berre samandraget og innstillinga blir lese, i havet av andre saksdokument.
– Eit godt politisk saksframlegg er kort og konsist, men samstundes forsvinn då mykje informasjon og mange nyansar. Det er utfordrande å finne den rette balansen mellom heilheita og detaljane innanfor rammene av ei politisk sak, seier Sandøy.
Hausten 2024 måtte Skyss endre framdriftsplanen for transportanskaffingar fordi det rett og slett var for mange kontraktsballar i lufta samstundes. I den politiske saka (PDF, elementscloud.no) finn du ein oversikt over alle kontraktsprosessane som pågår.
Denne artikkelen er tidlegare publisert i Skyss sin årsrapport for 2024.
Publisert:
Oppdatert: